Dicas&Toques 171 – Reduzir custos é necessário – II. Custos Burocráticos

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De todas as coisas que fazemos durante o expediente na empresa, quais e quantas são realmente produtivas e quais são meramente tarefas de menor importância?

Os dois conceitos importantes nesta questão da burocracia são:

– ATIVIDADES MEIO

– ATIVIDADES FIM

Vejamos cada um. As Atividades Meio são todas as coisas que fazemos com função preparatória ou de apoio. Algumas realmente importantes, outras nem tanto mas que não se transformam diretamente em resultados. Exemplos:

  1. Pesquisas de preços e consultas a fornecedores feitas de modo desestruturado e sem periodicidade definida.
  2. Preenchimento de formulários, relatórios. O lamentável aqui é que muitos nunca chegam a ser lidos.
  3. Busca de clientes na internet. É importante sim, mas não se transforma em resultado direto e muitas vezes são feitas sem critérios, o que toma mais tempo.
  4. Contatos telefônicos para “formalizar” o que já foi dito pessoalmente ou por
    e-mails.
  5. E-mails com cópia para pessoas que não tem relação direta com o assunto, mas que passam a ser obrigadas a gastar tempo lendo tais mensagens.
  6. Reuniões que convocam mais pessoas do que o necessário e duram mais tempo do que seria razoável.
  7. Reuniões feitas para tratar de coisas que poderiam ter sido resolvidas rapidamente por telefone.
  8. Solicitações de dados e informações feitas por chefias, de uma hora para outra e que exigem que o colaborador, de um hora para outra, tenha que interromper suas tarefas para coletar e reunir o que foi pedido.

Já as Atividades Fim são as que realmente fazem a empresa ter ganhos e progredir.

Em nossas observações nas empresas percebemos que muitas pessoas se perdem em dezenas de Atividades Meio, ocupando com elas quase o dia todo em prejuízo das Atividades Fim.

Culpa das pessoas? Culpa da empresa?

É verdade que existem pessoas mais propensas a perder o foco e desperdiçar tempo com minúcias. Mas o fato é que as empresas, não raro, criam rotinas, controles e procedimentos que não só controlam pouco como demandam tempo precioso para a sua execução. Tempo que deveria ser dedicado às Atividades Fim.

Profissionais caros são pagos para produzir pouco, pois a empresa lhes rouba tempo com firulas.

Vale a pena checar como são essas rotinas na sua empresa. Será que não precisam ser revistas?

 

Prepare seu final de semana.

 

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Sobre o autor

André Ganzelevitch

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André Ganzelevitch é consultor Empresarial e Profissional de Treinamento desde 1981.É autor de mais de 60 títulos de Programas de Treinamento, Workshops e Palestras para diversas entidades de apoio empresarial, para aplicação presencial e à distância.

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