Roteiro de Convenção de Vendas

Uma boa convenção de vendas deve ser inesquecível para quem participa…

Mas, pelos resultados e prazer que tenha proporcionado e não pelos transtornos que tenha causado…

 

1. OBJETIVOS DO EVENTO:
* Como e por que? O que se espera desse evento? Duração?

 

2. PARTICIPANTES:
* Quantas pessoas? De que áreas? Vão se hospedar? Onde?

 

3. MATERIAIS PARA O EVENTO:
* Serão distribuídos brindes? Quais?
* Folders? Catálogos? Folhetos?
* Apostila ou material de apoio ao evento?
* Gráfica para reprodução?

 

4. LOCAL:
* Tipo de lugar onde será realizado – Hotel, Clube, Salão Paroquial, Buffet, Outros.
* Localização – Perto de área residencial? Ruídos ou excesso de movimento podem ser alvo de reclamações de vizinhança?
* Adequação ao evento – Cadeiras Móveis? Mesas para formação de grupos de trabalho? Se houver atividades que exijam movimentação dos participantes, como dinâmicas de grupos, exercícios de equipes, etc. não pode ser um auditório com cadeiras fixas.
* Decoração – O local oferece? Contratarão de fora?
* Segurança – Há portas amplas de acesso e saída?
* Estacionamento – As pessoas chegarão com carros próprios? O local tem estacionamento? Tem seguro?
* Linhas de visão – Há colunas no meio do local de eventos? Podem atrapalhar a visualização?
* Ventilação / climatização – Ar condicionado? Ventiladores? Janelas?
* Infra-estrutura – Há banheiros masculino e feminino? Área para coffee-break? O local pode fornecer-lo? Tem serviço de apoio? Eletricistas à disposição para eventuais necessidades? Técnico em eletrônica para instalar, ligar e desligar equipamentos? Oferece acesso à internet? Tem telefones disponíveis aos participantes do evento? Oferece serviços de secretaria, reprodução de cópias, transmissão de faxes e outros? Tem gerador de Energia?
* Equipamentos disponíveis – Data show, Flip-charts, retroprojetores, notebooks, tela para projeção, quadro branco, pinceis, etc.
* Pontos de energia elétrica – Há suficientes para o número de equipamentos a ser usado?
* Configurações da platéia – Em formato convencional, espinha de peixe, mesas de 5 a 6 participantes, em U.
* Acesso dos participantes – O local tem entrada independente? Acesso a portadores de necessidades especiais?

 

5. DATA:
* Conveniência.
* Observar calendários oficiais, feriados, comemorações públicas, finais de campeonatos, finais de telenovelas, concorrência, etc.

 

6. HORÁRIO:
* Valem as mesmas observações quanto à data além de condições climáticas em determinadas épocas do ano, trânsito e perfil dos participantes.

 

7. ESTRATÉGIA OPERACIONAL:
* Montagem de equipe de organização – Com quem se pode contar?
* Quem faz o que? Quem cuida de brindes, gráfica, Buffet, segurança, contratações de profissionais diversos?
* Haverá recepcionistas?
* Contratarão Palestrantes? Consultores? Mestre de Cerimônias? Assessoria de Impressa para divulgar o evento? Fotografo para registrar?

 

8. ORÇAMENTO:
* Fornecedores (Buffet, aluguel de equipamentos, aluguel de móveis (mesas, cadeiras, etc.), outros.
* Parceiros – Fornecedores de Matérias Primas, Entidades de Apoio, etc.
* Patrocinadores – Eventual responsável financeiro pelo evento.
* Apoiadores – Em geral alguma empresa, fornecedor, entidade, instituição ou órgão público que se interessa em apoiar oferecendo local ou divulgação.

 

9. DOCUMENTAÇÃO LEGAL:
* O local tem Alvarás Públicos (Prefeitura, Juizado de Menores, Bombeiros).

 

10. PROGRAMA:
* Coquetel de Recepção no dia anterior?
* Abertura – Quem faz? Quanto tempo previsto?
* Atividades do Programa – Treinamentos? Palestras? Apresentação de Novos Produtos? Apresentação de Metas para o Próximo Ano? Premiação de Campeões de Vendas? Sorteios a quem tiver atingido ou superado metas? – Tempo para cada atividade e que conduz?
* Fechamento – Quem faz? Quanto tempo previsto?
* Jantar ou churrasco de encerramento e confraternização?

 

 

Sobre o autor

André Ganzelevitch

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André Ganzelevitch é consultor Empresarial e Profissional de Treinamento desde 1981.É autor de mais de 60 títulos de Programas de Treinamento, Workshops e Palestras para diversas entidades de apoio empresarial, para aplicação presencial e à distância.

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